Xây dựng KPI theo tiêu chí SMART

 Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART là một trong những gợi ý mà nhà lãnh đạo nên xem xét khi tiến hành áp dụng KPIs cho tổ chức của mình. Vậy làm thế nào để xây dựng KPI theo SMART? Cùng tìm hiểu nhé!

1. Tạo nên các mục tiêu chiến lược

Tạo ra mục tiêu chiến lược là bước đầu tiên trong xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART. Doanh nghiệp có thể sử dụng mục tiêu chiến lược để định hướng, định vị cách áp dụng KPI phù hợp. 

Muốn xây dựng các mục tiêu chiến lược, bạn cần căn cứ dựa trên tuyên bố về sứ mệnh, tầm nhìn, mục tiêu phát triển cũng như tham vọng của tổ chức. Mục tiêu chiến lược cần hướng tới những điều trong dài hạn thay vì chỉ tập trung giải quyết các vấn đề trước mắt. 

Sau khi có các mục tiêu chiến lược, cần tạo ra một bản kế hoạch thực hiện đơn giản, trực quan và khái quát được các mục tiêu chiến lược quan trọng nhất. 

2. Đưa các mục tiêu trở nên SMART

Ứng dụng SMART mang lại những giá trị tích cực trong công việc. Vì vậy, doanh nghiệp nên biến các mục tiêu trở nên SMART để đưa doanh nghiệp tiến nhanh về phía trước với tối ưu nguồn lực, chi phí bỏ ra.

• S – Cụ thể: Giúp cụ thể, minh bạch hóa mục tiêu và giúp tránh nhầm lẫn, chệch hướng khi thực hiện mục tiêu
• M – Đo lường: Giúp đo lường được chính xác tiến độ thực hiện công việc, hoàn thành mục tiêu
• A – Khả thi: Giúp thiết lập mục tiêu có kỳ vọng, thử thách nhưng không trở thành vô vọng, bất khả thi đối với doanh nghiệp
• R – Liên quan: Giúp liên kết các mục tiêu trong một bức tranh chung tổng thể
• T – Giới hạn thời gian: Giúp tạo áp lực, cam kết đủ để mỗi cá nhân hoàn thành mục tiêu đúng hạn

3. Xác định KPI để theo dõi và đo lường hiệu quả của mục tiêu

Khi thiết lập và hướng tới mục tiêu, bạn cần xác định KPI để theo dõi, đo lường thành công của mục tiêu đó. KPI sẽ giúp mỗi cá nhân trong doanh nghiệp đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.

Trong xây dựng KPI, đối với mỗi mục tiêu, hãy tìm ra và gắn mục tiêu đó với KPI cụ thể để theo dõi và đo lường mục tiêu. Ngoài ra, bạn cần định vị cụ thể cho các KPI để xác định mục tiêu sẽ cần đạt được điều gì hay trông như thế nào.

4. Xây dựng kế hoạch hành động

Để xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART hiệu quả, bạn cần tạo lập kế hoạch hành động cụ thể. Bản chất của SMART là hệ thống giúp xác định mục tiêu cụ thể, chính xác và phù hợp hơn. Tuy vậy, áp dụng SMART mà không hành động thì cũng không giúp đội ngũ đạt được KPI.

5. Theo dõi KPI thường xuyên

Xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận một cách linh hoạt. Theo dõi thường xuyên không chỉ giúp nhà quản lý có thể đánh giá, nhận diện kết quả công việc, hiệu suất của nhân viên mà còn giúp bạn thay đổi, điều chỉnh KPI kịp thời.

Xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC

Bản đồ chiến lược là nhân tố quyết định đến sự thành công trong việc áp dụng BSC vào quản trị của tổ chức. Vậy làm thế nào để xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC. Cùng tìm hiểu nhé!

1. Xây dựng bản đồ chiến lược là gì? 

Xây dựng bản đồ chiến lược là việc trình bày bằng sơ đồ trong một trang giấy về điều doanh nghiệp cần làm trong từng viễn cảnh (thước đo) để thực thi thành công chiến lược của mình. “Điều cần làm” là các mục tiêu cho từng viễn cảnh bao gồm: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển.

2. Cách thức xây dựng bản đồ chiến lược hiệu quả

Để xây dựng bản đồ chiến lược, cần phải thực hiện 3 bước: 

- Bước 1: Thu thập và xem xét thông tin nền tảng

- Bước 2: Phát triển mục tiêu cho từng viễn cảnh

- Bước 3: Liên kết các mục tiêu trong các viễn cảnh

2.1 Thu thập và xem xét các thông tin nền tảng

Bước đầu tiên để xây dựng bản đồ chiến lược là mỗi tổ chức cần phải xây dựng một đội nhóm các nhà lãnh đạo phụ trách chuyên biệt và có cam kết cao. Các thành viên trong nhóm cần được tiếp cận và xem xét thông tin đến từ mọi bộ phận để có thể nhìn tổng quan về toàn bộ tổ chức.

2.2 Phát triển mục tiêu cho từng viễn cảnh (thước đo) trong BSC

Mỗi doanh nghiệp sẽ có bản đồ chiến lược riêng biệt. Vậy nên, quá trình thu thập và xem xét các thông tin đòi hỏi nhóm phụ trách phải dành nhiều thời gian và công sức nghiên cứu để có cái nhìn tổng quát và sâu sắc nhất.

2.3 Liên kết các mục tiêu trong các viễn cảnh (thước đo)

Bốn khía cạnh trong bản đồ chiến lược phải được đảm bảo cân bằng, hài hòa với nhau; hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Thước đo học tập và phát triển là nền tảng cơ bản nhất của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu của viễn cảnh quy trình nội bộ.

Từ đó, mang lại tập hợp giá trị trong viễn cảnh khách hàng, cải thiện kết quả kinh doanh và giúp hoàn thiện mục tiêu trong viễn cảnh tài chính của doanh nghiệp. Lúc này, doanh nghiệp sẽ được định giá cao hơn và mọi đối tác cũng đều được hưởng lợi.

Trên đây là cách thức xây dựng bản đồ chiến lược trong BSC. Trong bài tiếp theo, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu rõ ràng từng bước nhé!

Các loại chỉ tiêu KPI trong doanh nghiệp

Tùy theo mục đích sử dụng mà có rất nhiều cách để phân loại KPI. Trong bài viết này, cùng tìm hiểu 4 chỉ tiêu KPI thường gặp nhất trong doanh nghiệp hiện nay nhé! 

1. KPI vận hành

KPI vận hành là chỉ số KPI phổ biến nhất được sử dụng trong doanh nghiệp và thường được áp dụng trong thời gian ngắn. Loại KPI này giúp chúng ta biết các công việc của mỗi cá nhân, mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đang diễn biến như thế nào.

Chỉ số KPI vận hành hướng tới hiệu suất và tiến độ công việc nên mang tính cụ thể và rõ ràng. Chẳng hạn, KPI của vị trí SEO content thường được đo lường bởi số lượng bài viết, số người đọc, số bài viết/từ khóa lên top, …

2. KPI chiến lược

Khác với KPI vận hành, KPI chiến lược là chỉ số cấp cao và áp dụng cho những nhà quản lý, CEO của doanh nghiệp. Thay vì đo lường các chỉ tiêu cụ thể trong công việc, KPI chiến lược hướng tới tầm nhìn lớn hơn, gắn với mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Ví dụ: KPI của CEO có thể là mở chi nhánh mới, gấp ba lợi nhuận, …

3. KPI sơ cấp

KPI sơ cấp được dùng để dự đoán về hiệu suất công việc trong tương lai. Chỉ số KPI này tương đối khó thiết lập vì nó phụ thuộc nhiều vào thực tế triển khai hoặc các tác động khách quan bên ngoài như nhu cầu thị trường, xu hướng/trào lưu mới, …

4. KPI thứ cấp

Một chỉ số KPI thường gặp nữa là KPI thứ cấp. Loại KPI này được sử dụng để xác định kết quả của hiệu suấ công việc đã hoàn thành trong quá khứ. KPI thứ cấp dễ dàng đo lường được vì chỉ cần dựa vào những dữ liệu trong quá khứ. 

Có thể thấy, có nhiều cách phân loại KPI. Một số chỉ số KPI được áp dụng trong thời gian ngắn để đo lường các quy trình cụ thể. Hay cũng có những KPI lại được sử dụng trong thời gian dài (quý, năm, ...) và mang tính chiến lược. 

Những yếu tố quan trọng trong Bản đồ chiến lược (BSC)

Để xây dựng Bản đồ chiến lược cần gắn với 4 yếu tố quan trọng: tài chính, khách hàng, quy trình nội bộ và học tập & phát triển. Cùng tìm hiểu rõ hơn về những yếu tố này nhé!

1. Yếu tố tài chính

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng luôn tìm kiếm những giải pháp tối ưu để gia tăng lợi nhuận. Vậy đó chính là mục đích tài chính hàng đầu mà tổ chức hướng tới. Với yếu tố tài chính trong bản đồ chiến lược, 2 nhóm chiến lược để tăng trưởng lợi nhuận là tập trung tăng doanh thu (mục tiêu dài hạn) và năng suất (mục tiêu ngắn hạn). 

Chiến lược tăng trưởng doanh thu được áp dụng rộng rãi là xây dựng mối quan hệ với khách hàng, giữ chân và thu hút với mục tiêu tăng tỷ lệ chuyển đổi. Với chiến lược nâng cao năng suất, doanh nghiệp thường chú trọng tới việc giảm chi phí đầu vào, sản xuất ra một lượng hàng với ít nguồn lực hơn. 

2. Yếu tố khách hàng

Có thể thấy định vị giá trị khách hàng là giá trị cốt lõi của bản đồ chiến lược. Do đó, yếu tố khách hàng xếp ngay sau yếu tố tài chính. Để thực hiện sứ mệnh này, doanh nghiệp cần chú ý một số nguyên tắc như: 

- Dẫn đầu sản phẩm (Product Leadership) 

- Vận hành tối ưu (Operational Excellence)

- Mối quan hệ mật thiết với khách hàng (Customer Intimacy) 

3. Yếu tố quy trình nội bộ

Sau khi xác định mục tiêu về tài chính và khách hàng, yếu tố quy trình nội bộ sẽ là công cụ tuyệt vời hỗ trợ doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hầu như mọi công ty đều phải hoạch định và cải tiến quy trình song song với việc vận hành liên quan đến hoạt động, khách hàng, …

Từ đó, doanh nghiệp sẽ: 

• Thúc đẩy tăng trưởng thông qua đổi mới và mở rộng thị trường.
• Nâng cao giá trị khách hàng.
• Hợp tác tốt với các bên liên quan.
• Môi trường được vận hành hiệu quả.

4. Yếu tố học tập và phát triển

Nguồn lực lao động ảnh hưởng không nhỏ đến sự thành công trong doanh nghiệp. Vì vậy, yếu tố học tập và phát triển trong bản đồ chiến lược yêu cầu mỗi cá nhân phải rèn luyện, học tập để phát triển bản thân mỗi ngày. 

Tại sao KPI quan trọng với sự phát triển của doanh nghiệp?

KPI là một công cụ quan trọng ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh nghiệp. Tại sao? Cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. KPI giúp hoạch định chiến lược của doanh nghiệp

Nhờ báo cáo KPI, nhà quản lý dễ dàng đưa ra những bước hoạch định chiến lược sát nhất với con số hiện tại và kế hoạch phát triển trong thời gian tới. 

Nghĩa là, KPI giúp định hướng sản phẩm, dịch vụ chính xác hơn và đánh đúng nhu cầu và tâm lý tiêu dùng để tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Bên cạnh đó, khuyến khích nhân viên phát huy tối đa hiệu quả công việc, tạo sự liên kết giữa các phòng ban. 

2. KPI giúp đo lường mục tiêu trong tổ chức

KPI là một phương pháo đo lường các mục tiêu và chi tiêu hiệu quả. Từ đó, nhà quản lý nhanh chóng nhìn ra vấn đề và đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu nhanh hơn. 

3. KPI giúp tiếp nhận các thông tin quan trọng nhanh chóng

KPI cung cấp "bức tranh" tổng thể về hiệu suất trong doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp đang ở trong một thị trường cạnh tranh cao, thông tin đó có thể đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực "đánh bại" đối thủ. Các dữ liệu thời gian thực mà KPI cung cấp cho phép doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh hệ thống. 

4. KPI tạo động lực phát triển cho mỗi cá nhân

Không phải dự án hay chiến dịch nào cũng có thể đạt được kết quả như mong đợi. Nhưng bằng cách theo dõi hiệu quả theo KPI, doanh nghiệp tạo ra môi trường không ngừng học tập và tiến bộ. 

Nhờ KPI, các phòng ban dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc tại mọi thời điểm mà không cần chờ đến cuối tháng, cuối quý hay kết thúc dự án. 

5. KPI cảnh báo nguy cơ không đạt mục tiêu chiến lược

KPI là cơ sở để phân tích doanh nghiệp một cách chuẩn xác dựa trên báo cáo, thống kê bằng con số. Nhờ vậy việc kiểm soát các mục tiêu, chiến lược kinh doanh trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Khóa học BSC KPI có gì đặc biệt?

Không chỉ là một lớp học, khóa học BSC KPI của HrShare Community và GSA Academy còn là nơi chia sẻ những tình huống thực tiễn sinh động, giàu tính ứng dụng.

1. Phương pháp giảng dạy TỪNG - BƯỚC - MỘT

Khóa học BSC & KPI của HrShare Community và GSA Academy áp dụng phương pháp TỪNG - BƯỚC - MỘT dễ hiểu. Nên dù bạn là ai, thậm chí là một ông già 60 tuổi cũng có thể làm BSC và KPI

Hơn thế, cuối mỗi buổi thực hành luôn có video quay lại và up lên Hocviennhansu.edubit.vn để học viên nghe và xem lại. Và mỗi khóa học là một mô hình giả định khác nhau, bao nhiêu lớp thì bấy nhiêu tình huống nhưng anh chị em vẫn học lại hoàn toàn miễn phí nhé!

2. Lời cam kết từ một blogger uy tín, kinh nghiệm 

Nhận ra những khó khăn của những nhà quản lý nhân sự hay lãnh đạo, tác giả/blogger/chuyên gia tư vấn Nguyễn Hùng Cường cùng Cộng đồng nhân sự Việt Nam (HrShare Community) và Học viện nhân sự (GSA Academy) tổ chức khóa học BSC KPI.

Nguyễn Hùng Cường là cái tên không còn xa lạ trong cộng đồng nhân sự Việt Nam. Anh đã có khoảng thời gian 15 năm gắn bó với nhân sự cùng những dự án phục vụ và phát triển cộng đồng. 

Khóa học BSC KPI sẽ khai giảng vào ngày 10/11/2022 tới. Mời bạn tham gia cùng HrShare Community và GSA Academy nhé!

Tiêu chí lựa chọn khóa học BSC KPI chất lượng

Đào tạo BSC KPI đang dần trở thành xu hướng hiện nay với hàng loạt khóa học ngắn hạn, dài hạn, online hay offline mở ra. Vậy khi lựa chọn khóa học BSC KPI, cần chú ý những tiêu chí nào? 

1. Chất lượng của huấn luyện viên/chuyên viên đào tạo

Để đánh giá chất lượng của một khóa học, cần xem xét trên nhiều phương diện. Nhưng tiêu chí quan trọng nhất là chất lượng của huấn luyện viên/chuyên gia đào tạo. 

Chuyên gia không chỉ là người truyền đạt kiến thức mà còn là người hướng dẫn, dẫn dắt học viên đạt được những mục tiêu. Vì vậy, lựa chọn chuyên gia không chỉ dựa trên chứng chỉ chuyên môn mà còn là những kết quả đã được chứng thức với những dự án thực tế. 

2. Tính thực tế của khóa học

Ngày nay, kiến thức BSC và KPI khá phổ biến. Bạn có thể tìm thấy thông tin về hai công cụ này trên sách, báo hay Internet. Do đó, khóa học BSC KPI phải thỏa mãn yêu cầu về mặt kiến thức cũng như đảm bảo tính thực tiễn của nội dung. 

Nếu khóa học chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết thì nó chỉ phù hợp với những người mới bắt đầu tìm hiểu về BSC và KPI. Còn với những ai mong muốn học và ứng dụng BSC và KPI cho doanh nghiệp của mình thì yêu cầu khóa học phải có tính thực tiến và phù hợp với thực tế thị trường Việt Nam. 

3. Lợi ích sau khóa học 

Khi bạn tham gia khóa học BSC KPI, nó phải mang lại những lợi ích cho bản thân bạn và tổ chức. Hiểu rõ và biết cách sử dụng hai công cụ này là mục tiêu chính của các khóa học BSC và KPI. Nhưng quan trọng hơn là tạo cho học viên tiền đề sự nghiệp và hiệu quả thực trong doanh nghiệp. 

Khóa học BSC KPI của HrShare Community và GSA Academy sẽ đáp ứng 3 tiêu chí đặc biệt quan trọng này. Lớp học được xây dựng và tổ chức bởi tác giả/blogger/chuyên gia tư vấn hệ thống nhân sự Nguyễn Hùng Cường. Cùng với đó là phương pháp giảng dạy kết hợp lý thuyết và thực hành, phù hợp với nhiều đối tượng. Nếu đang tìm kiếm một khóa học chất lượng thì đừng bỏ qua nhé!